Gmail è indubbiamente facile da usare, ha un’interfaccia ordinata ed è dotato di molte funzioni eccellenti, ed è uno dei migliori provider di posta elettronica. Ma se non avete utilizzato tutte queste funzioni, vi state perdendo qualcosa.
In questo articolo vi daremo alcuni consigli su Gmail per aiutarvi a sfruttare al meglio l’applicazione e ad aumentare la vostra produttività. Andiamo subito al sodo!
Email riservate
La modalità riservata migliora notevolmente la vostra privacy ed è il primo dei nostri consigli per Gmail. Se è attivata, il destinatario non potrà inoltrare, copiare, scaricare o stampare l’e-mail. È possibile impostare una data di scadenza: un giorno, una settimana, un mese o fino a cinque anni. Tuttavia, non siete limitati a questi termini e potete revocare l’accesso all’e-mail prima che il tempo di scadenza sia raggiunto.
Per una maggiore sicurezza, è possibile aggiungere una password di protezione all’e-mail, attivando un codice di accesso via SMS e aggiungendo il numero di telefono del destinatario. Quando il destinatario riceverà l’e-mail, riceverà anche un codice di accesso via SMS per la verifica.
Per attivare la modalità riservata, iniziare a comporre un nuovo messaggio e fare clic sull’icona del lucchetto e dell’ora nella barra degli strumenti inferiore. Attenzione: i destinatari possono comunque fare screenshot delle e-mail riservate, in quanto non esiste alcuna protezione.
Riquadro di lettura
Aprire un’e-mail e poi tornare alla posta in arrivo per aprirne un’altra può risultare scomodo. È invece possibile impostare il riquadro di lettura per visualizzare e rispondere alle e-mail direttamente dalla posta in arrivo.
Per impostarlo, fare clic sull’icona delle impostazioni in alto a destra e scorrere fino alla sezione riquadro di lettura. Qui si può scegliere dove far apparire il riquadro di lettura: a destra della casella di posta o sotto di essa. Una volta scelta una disposizione comoda, è possibile regolare le dimensioni del riquadro di lettura trascinandolo.
Stelle colorate
Probabilmente avete usato le stelle per contrassegnare le vostre e-mail: magari come qualcosa di importante, o come qualcosa a cui fare riferimento in futuro. L’attribuzione di stelle a un messaggio ne facilita l’individuazione nella posta in arrivo.
Ma se volete contrassegnare le vostre e-mail in modo più preciso, potete attivare e utilizzare diverse icone a forma di stella. Per farlo, andate nella sezione generale delle impostazioni e cercate il segmento delle stelle. Qui troverete 12 icone, tra cui una stella arancione, una stella blu, un’esclamazione rossa, un’esclamazione gialla e un punto interrogativo viola. È possibile selezionare tutte le icone che si desidera.
Una volta effettuata la selezione, salvate le modifiche e tornate alla vostra casella di posta. Ogni volta che farete clic sull’icona della stella, scorrerà l’elenco delle icone selezionate. In questo modo, sarete in grado di classificare le vostre e-mail ancora meglio di prima.
Scorciatoie
Gmail è dotato di circa 100 scorciatoie da tastiera. Esiste una scorciatoia per quasi tutte le azioni: da quelle più semplici come la composizione, a quelle più complesse come la selezione delle conversazioni con le stelle.
Per attivare le scorciatoie da tastiera, andate nella sezione generale delle impostazioni e selezionate “Scorciatoie da tastiera attivate“. È possibile accedere all’elaborato foglio di scorciatoie premendo Shift+? nell’applicazione. Una volta che avrete preso dimestichezza con queste scorciatoie, riuscirete a fare tutto quello che dovete fare con Gmail.
Modelli
Inviate molte e-mail ripetitive? Se è così, i modelli sono proprio quello che vi serve. Chiamati in precedenza “risposte in scatola”, è possibile impostare i modelli, inserirli nelle e-mail e personalizzarli a seconda delle esigenze.
Per attivare i modelli, andate nella sezione avanzata delle impostazioni e fate clic su Abilita nel segmento dei modelli. A questo punto, preparate un messaggio che inviate di frequente e fate clic sui tre puntini in basso a destra, accanto all’icona di cancellazione. Selezionate i modelli e potrete salvare il messaggio redatto come modello. Da questa opzione è possibile accedere, salvare ed eliminare tutti i modelli.
Snippet
Le e-mail nella posta in arrivo mostrano l’oggetto e un’anteprima del messaggio, nota come snippet. Questi possono distrarre e impedire di concentrarsi su attività importanti.
Per disattivare gli snippet, andate nella sezione generale delle impostazioni e fate clic su “No snippet” sotto il segmento snippet. Se questo aumenta la produttività, si possono tenere disattivati gli snippet.
Risposta automatica durante le vacanze
Il risponditore per le vacanze è uno strumento utile se non si ha accesso al proprio account Gmail per un determinato periodo di tempo. Si può usare per notificare automaticamente agli altri che si è lontani dal proprio account. Con il risponditore attivato, le e-mail inviate al vostro account riceveranno la risposta automatica che avete scritto nella casella di risposta automatica.
La vacanza inizia alle 12:00 del mattino della data di inizio e termina alle 23:59 dell’ultima data, se ne avete impostata una. Si può scegliere di terminare la vacanza anche prima. La risposta alla vacanza viene generalmente inviata alle persone la prima volta che inviano un’e-mail. Se la stessa persona invia un’altra e-mail dopo quattro giorni, riceverà nuovamente la risposta di vacanza.
La risposta di vacanza non viene inviata alle e-mail che finiscono nella cartella spam o alle e-mail indirizzate alle mailing list.
Suggerimenti
È abbastanza comune essere presi dalle cose e dimenticare di rispondere alle e-mail. Con la funzione Suggerimenti, non dovrete preoccuparvi troppo di questo.
Questa funzione vi ricorda di rispondere alle e-mail che richiedono una risposta. Riceverete una notifica se non avete risposto a un messaggio per alcuni giorni. La notifica apparirà nella casella di posta e potrete utilizzarla o eliminarla. Per attivare questa funzione, andate nella sezione generale delle impostazioni e spuntate il segmento Suggerimenti.
Contenuto liberamente ispirato a https://www.itproportal.com/features/best-gmail-tips-and-tricks-2021/