Microsoft Excel è uno strumento utilizzato da decenni da professionisti e privati. Attualmente sono disponibili centinaia di funzioni per gestire facilmente i fogli di calcolo.
Sebbene esistano alternative più semplici a Microsoft Excel, perderemmo molte potenti funzionalità e trucchi che si possono fare con Excel. Naturalmente, è necessario investire una quantità ragionevole di tempo per utilizzare ogni aspetto delle capacità di Excel, ma non è affatto difficile.
In questo articolo ci concentreremo su alcuni dei suggerimenti e trucchi di Excel più preziosi e che fanno risparmiare tempo.
Nota: la versione online (Office 365) o la versione mobile potrebbero non visualizzare tutte le funzioni disponibili nell’applicazione desktop nativa sul vostro sistema Windows/Mac. Se siete alla ricerca di un’opzione esclusivamente online, esistono altri servizi di fogli di calcolo online per i team.
Funzione VLOOKUP
Quando si ha a che fare con un’ampia serie di dati, può essere lungo trovare qualcosa in base alle righe di una colonna specifica.
Tuttavia, con la funzione VLOOKUP è possibile trovare facilmente un valore utilizzando come filtro righe e colonne specifiche. Ad esempio, se si desidera ottenere l’indirizzo e-mail di ogni nome inserito, è possibile utilizzare questa funzione e modificare la formula per ottenere il risultato.
È anche possibile combinare la funzione VLOOKUP con altre funzioni, come la logica IF. Inoltre, è possibile utilizzare VLOOKUP per combinare i dati di più tabelle che condividono un campo simile.
Per saperne di più su VLOOKUP, potete consultare la risorsa ufficiale di Microsoft. Inoltre, è possibile esplorare tutte le altre funzioni disponibili in Excel per sfruttarle al meglio.
Trasposizione di righe in colonne
Se si desidera copiare un numero selezionato di celle di riga (in verticale) e ordinarle in una singola riga (convertendole in colonne), è sufficiente utilizzare l’opzione di trasposizione dell’incollamento.
Ecco come si fa:
- Selezionare l’intervallo di celle che si desidera trasporre.
- Copiarle con control + C
- Fare clic sulla cella in cui si desidera iniziare la trasposizione.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare l’opzione incolla – trasponi.
Suggerimenti per l’ordinamento delle colonne
Per l’ordinamento di base a colonna singola, è possibile fare clic su qualsiasi riga della colonna che si desidera ordinare e poi fare clic con il pulsante destro del mouse per trovare l’opzione di ordinamento o fare clic sul pulsante “Ordina e filtra”.
Troverete un paio di opzioni da scegliere in base alle vostre esigenze. Facendo clic su una di esse, l’intera tabella viene ordinata di conseguenza.
Quando si lavora con più colonne, è possibile utilizzare la scorciatoia ALT + A + S + S per aprire la finestra di dialogo in cui è possibile specificare più colonne da ordinare.
Assicurarsi di attivare l’opzione “I miei dati hanno intestazioni” se i dati hanno intestazioni.
Analisi rapida
Avrete notato l’icona del fulmine quando si seleziona un intervallo? Facendo clic su di essa si accede a funzioni rapide che aiutano a identificare i duplicati, aggiungere un grafico, contare i totali e altro ancora.
È possibile accedervi anche con la scorciatoia CTRL + Q.
Mandare a capo il testo per limitarlo in una cella
Ridimensioniamo sempre le righe/colonne più spesso di quanto vorremmo. Quando si tratta di numeri è semplice farlo.
Tuttavia, quando si tratta di scrivere un testo più lungo della lunghezza della cella, si può creare confusione. Anche se il testo rimane nella stessa cella, sembra unirsi ad altre righe.
In questo caso, quindi, è sufficiente premere “A capo testo” per racchiudere le informazioni in un’unica cella.
Aggiunta rapida di più righe/colonne
Per aggiungere una singola riga/ colonna, è necessario fare clic con il pulsante destro del mouse e premere “Inserisci“.
Se invece si desidera aggiungere più righe o colonne, è possibile selezionare il numero di righe o colonne desiderate e quindi premere “Inserisci”.
Ctrl + Shift per selezionare più righe/colonne
Quando si inizia a usare Microsoft Excel, non si può fare a meno di usare il mouse per navigare, a meno che non si sia già abituati a usare le scorciatoie da tastiera.
Quindi, per risparmiare tempo trascinando infinite righe/colonne fino a raggiungere la selezione desiderata, premete Ctrl + Maiusc e poi utilizzate i tasti freccia della tastiera per continuare la selezione.
Aggiungere un elenco a discesa
È facile selezionare un valore quando si aggiunge un elenco a discesa al foglio. Ma come si fa? È necessario innanzitutto assegnare l’elenco di valori che si desidera visualizzare nell’elenco a discesa in una parte del foglio di calcolo come ‘origine’.
Dopodiché, è sufficiente selezionare la cella in cui si desidera l’elenco a discesa e scegliere le celle di origine. Una volta fatto ciò, è necessario andare alla voce “Convalida dati” del menu “Dati” e cambiarla in “Elenco” mentre si specificano le fonti.
Tabelle pivot
Quando si ha a che fare con un numero maggiore di dati, è essenziale riepilogarli. Non solo per avere una visione d’insieme, ma la possibilità di ottenere il conteggio totale di tutte le cifre è una funzione che fa risparmiare tempo.
Le tabelle pivot vi aiuteranno a farlo. È sufficiente inserire una tabella pivot e scegliere un’origine dati (dal foglio esistente o da fonti esterne).
Una volta fatto, si potrà navigare tra i diversi set di dati e trovare rapidamente la somma o la media filtrando tra di essi.
Rimuovere le voci duplicate
Sebbene si debba sempre evitare la presenza di informazioni duplicate nel foglio, Excel offre un modo rapido per eliminarle.
È necessario selezionare la riga o la colonna che si desidera pulire e fare clic su “Rimuovi duplicati“. Verrà richiesto di confermare la selezione o di modificarla ed eliminarla quando si procede.
Riempimento automatico e riempimento flash per compilare i valori automaticamente
Quando si deve lavorare con uno schema specifico di dati, le funzioni di riempimento automatico e di riempimento flash possono aiutare a fare le cose più velocemente.
Supponiamo di dover inserire i numeri di matricola degli studenti che seguono uno schema. Dopo aver inserito due o tre valori nella riga o nella colonna, è necessario estendere la selezione per riempire automaticamente il resto.
Allo stesso modo, se avete due campi, “Nome” e “Cognome”, ma volete un’altra colonna per il nome completo, il Riempimento Flash vi sarà utile in questo caso.
È necessario selezionare il numero di righe che si desidera riempire con i valori esistenti e fare clic sull’opzione “Riempimento flash“. Il resto dei campi vuoti della selezione verrà popolato automaticamente.
Dividere il testo in colonne
Se si dispone di una colonna di testo che si desidera dividere in due o più colonne, è possibile farlo utilizzando l’opzione “Testo in colonne“.
É necessario selezionare il valore da convertire e scegliere le celle di destinazione. È possibile impostare le regole di divisione del testo (spazi, tabulazioni, virgole e altro).
Invece di creare manualmente più voci da una singola colonna, è possibile spostarle automaticamente grazie a questa funzione.
Contenuto liberamente ispirato a https://geekflare.com/excel-tips-and-tricks/