Ho sempre detto che le migliori applicazioni sono facili da usare ma hanno molte funzioni da imparare. Microsoft Word corrisponde perfettamente a questo concetto: è facile da usare, ma include tutte le funzioni necessarie.
Questo tutorial vi mostrerà i migliori suggerimenti per l’utilizzo di Microsoft Word. Conoscere i principali suggerimenti e trucchi di MS Word vi aiuterà a ridurre il tempo impiegato e a passare al compito successivo. Immergiamoci!
Ecco i 10 trucchi per velocizzare i tuoi lavori su Microsoft Word.
Sfruttare i caratteri e gli stili personalizzati
Uno dei principali suggerimenti di Word riguarda la personalizzazione delle dimensioni e dello stile dei caratteri. Word visualizza il testo con un font predefinito come Calibri, di dimensione 12. Ma modificando le impostazioni dei caratteri, è possibile trasformare l’aspetto del documento.
La modifica della dimensione e dello stile dei caratteri funziona in due modi:
- È possibile modificare le impostazioni prima di digitare il testo;
- È possibile modificare le dimensioni e lo stile del testo già inserito.
In entrambi i casi, le opzioni necessarie si trovano nella scheda Home di Word. È visibile nell’angolo superiore sinistro dello schermo. Sul lato sinistro della scheda Home, si trova il gruppo Carattere.
Per modificare il testo esistente, fare clic e trascinare il cursore per selezionare il testo da modificare. Quindi, è possibile apportare le modifiche utilizzando i menu a discesa presenti nel gruppo Carattere.
Scegliete un nuovo stile di carattere e regolate la dimensione. Vedrete Word aggiornare il testo in tempo reale. Questo è uno dei suggerimenti più comuni di Microsoft Word: è una modifica semplice che dà grandi risultati!
Aggiungere un’intestazione e un piè di pagina
Le intestazioni e i piè di pagina sono il testo che spesso si trova nella parte superiore o inferiore di un documento Word. Nessun elenco di suggerimenti per MS Word è completo senza di essi. Le intestazioni e i piè di pagina assumono molte forme. I trucchi per i documenti Word includono l’aggiunta di numeri di pagina, testo personalizzato o nomi.
Anche in questo caso, è necessario navigare nella barra multifunzione per aggiungerli. In effetti, la maggior parte dei suggerimenti e dei trucchi di Microsoft Word riguardano la barra multifunzione! Questa volta, fate clic sulla scheda Inserisci. Quindi, sul lato destro del menu, vedrete le frecce a discesa per Intestazione, Piè di pagina e Numero di pagina.
Fate clic su una di esse per esplorare le opzioni disponibili. Word visualizzerà una galleria di temi con una serie di design. Fate clic su una delle miniature e Word aggiungerà l’intestazione o il piè di pagina. È possibile digitare testo personalizzato come in altri punti del documento.
Stile del testo con titoli e intestazioni
Lo stile del testo è una caratteristica comune nei suggerimenti e trucchi di MS Word. Suggerimenti come questo aiutano a fare una buona impressione. Piuttosto che inserire il testo del titolo nello stesso stile degli altri contenuti, conviene aggiungere dei titoli.
Per aggiungere titoli, tornate alla scheda Home della barra multifunzione di Word. A destra del centro, è presente un riquadro con una serie di stili di intestazione. Per aggiungere i titoli, scorrere le opzioni facendo clic sul pulsante con la freccia.
Le intestazioni sono elencate in ordine di grandezza: l’intestazione 1 è un’intestazione grande, l’intestazione 2 è leggermente più piccola e così via.
Utilizzare i timestamp di aggiornamento
Avete bisogno di suggerimenti per utilizzare Microsoft Word con un team globale in tempo reale? Provate ad aggiungere la data e l’ora al vostro documento in modo che si aggiorni automaticamente. Questo è un esempio popolare di trucchi per i documenti Word utilizzati dai collaboratori.
Per aggiungere la data e l’ora al vostro documento Word, andate alla scheda Inserisci. A destra, vedrete un pulsante con un calendario e un orologio, intitolato Inserisci data e ora. Facendo clic su di esso, viene visualizzata una serie di opzioni. Queste opzioni mostrano date e orari in diversi formati. Scegliere quello che si preferisce facendo clic su di esso.
Per impostazione predefinita, queste informazioni sono statiche. Per aggiornarle in tempo reale, selezionare la casella Aggiorna automaticamente e fare clic su OK. Questi suggerimenti di MS Word aiutano a mantenere aggiornati i file.
Cambiare la tavolozza dei colori
Come abbiamo già visto, la personalizzazione del colore e del design è un segno distintivo dei documenti Word. Modificando la tavolozza dei colori del documento Word, è possibile trasformare l’aspetto di qualsiasi file.
Questa volta, si deve andare alla scheda Progettazione sulla barra multifunzione di Word. Vedrete un’ampia finestra con una selezione di layout di stile. A destra si trova il menu a discesa Colori. Fate clic su di esso.
Apparirà il menu Colori, con tonnellate di colori predefiniti. Questi sono stati sapientemente progettati per fornire schemi di colori eleganti e complementari. Fate clic su uno di essi e vedrete Word aggiornare il documento con i colori appena scelti.
Regolare il layout della pagina con i margini
I margini controllano la distanza del testo dal bordo della pagina. Regolandoli, è possibile trasformare l’aspetto del documento Word.
I margini si trovano nella scheda Layout. Fate clic su Layout e vedrete un menu a discesa Margini. Fare clic su di esso.
I margini normali sono quelli predefiniti. L’impostazione Normale prevede uno spazio di 1 pollice su tutti e quattro i lati della pagina. Sono disponibili altre opzioni preimpostate, come Stretto, Moderato e altre ancora. È possibile creare margini personalizzati facendo clic su Margini personalizzati in basso.
Nella finestra Documento è possibile aggiungere le impostazioni desiderate. Al termine, fare clic su OK.
Inserire il testo nelle colonne
I suggerimenti per l’uso di Microsoft Word vi aiuteranno a sfruttare al meglio l’applicazione. In questo modo è possibile creare documenti belli e leggibili che abbiano un aspetto gradevole. Utilizzando i layout a colonne, è possibile disporre il testo in un layout in stile rivista. Seguite questi trucchi per i documenti Word se avete bisogno di un layout di questo tipo.
Per aggiungere colonne, tornate alla scheda Layout della barra multifunzione. Nella parte sinistra, fate clic su Colonne. Word visualizzerà una serie di progetti preimpostati. È possibile aggiungere una singola colonna, due colonne, tre e così via.
Avete bisogno di un maggiore controllo? Fate clic su Altre colonne. Qui è possibile personalizzare il numero di colonne di ogni pagina. È inoltre possibile controllare la larghezza, la spaziatura e altro ancora.
Aggiungere e modificare immagini
I suggerimenti di Word non riguardano solo le parole! Non dimenticate di aggiungere immagini per rendere più avvincenti i vostri documenti. Per aggiungere foto, andare alla scheda Inserisci della barra multifunzione. Quindi, fate clic sul menu a discesa Immagini. Se avete una foto da utilizzare, fate clic su Immagine da file.
Cercare un file di immagine, fare clic su di esso e scegliere Inserisci. Word aggiunge l’immagine al documento, ovunque sia posizionato il cursore.
A questo punto è possibile apportare modifiche. Facendo clic su Formato immagine sulla barra multifunzione, è possibile visualizzare una serie di effetti di stile, dimensione e layout. Inoltre, è possibile spostare l’immagine facendo clic e trascinandola. Inoltre, è possibile tirare gli angoli per ridimensionare ogni foto.
Controllare l’ortografia e la grammatica
Tutti i suggerimenti e i trucchi di Microsoft Word non vi aiuteranno a fare colpo se nel vostro documento ci sono degli errori. Gli errori di ortografia e grammatica sono molto fastidiosi, ma anche molto facili da commettere. Ecco perché è fondamentale controllare l’ortografia e la grammatica prima di condividere i file con altri.
Per iniziare, andare alla scheda Revisione, ancora una volta presente sulla barra multifunzione. A sinistra, fate clic su Ortografia e grammatica. Word analizzerà tutto il testo del documento.
Se vengono trovati degli errori, viene visualizzata una finestra. Gli errori vengono evidenziati e sono disponibili opzioni per la loro correzione. È possibile controllare i suggerimenti o scegliere di ignorare un errore identificato se non è valido.
Salvare il documento in formato PDF
Ammettiamolo: I file Word sono fatti per essere condivisi. I trucchi per la condivisione dei documenti Word aiutano a garantire che chiunque possa visualizzare i vostri documenti. Tenete presente che non tutti hanno Word installato sul proprio computer. È una buona idea condividere i file Word in formato PDF, che è molto più accessibile.
Per salvare un file di Word in formato PDF, accedere al menu File > Salva con nome. Assegnate un nome al file, quindi fate clic sul menu a tendina Formato file. Tra le opzioni elencate, fare clic su PDF, quindi su Salva.
Ora avete una copia in PDF del vostro file. Tenete presente che non sarà modificabile in Word quando lo condividerete. Ma sarà leggibile su una vasta gamma di dispositivi.
Contenuto liberamente ispirato a https://business.tutsplus.com/tutorials/top-microsoft-word-tips-tricks–cms-38553