Le e-mail sono diventate una modalità di comunicazione professionale e personale molto diffusa. Tuttavia, questo strumento di produttività può causare fastidio e distrazione se viene riempito da e-mail promozionali e newsletter che non ci si preoccupa mai di aprire.
Inoltre, ostacola la produttività perché non si riesce a trovare facilmente un’e-mail importante e si deve perdere tempo a cercarla.
Per evitare tutte queste situazioni, è necessario seguire alcuni consigli di base. Se vuoi sapere come pulire la tua casella di posta Gmail o le caselle di Outlook e Yahoo, continua a leggere!
Come ripulire le e-mail con metodi manuali
Se hai tempo per ripulire la tua casella Gmail o qualsiasi altra casella di posta elettronica, puoi provare queste tecniche che ti aiuteranno a sbarazzarti delle e-mail indesiderate o irrilevanti.
Elimina i vecchi messaggi di posta elettronica
Ti ricordi quante persone hai cercato di contattare durante la ricerca di un lavoro cinque anni fa? Probabilmente no. In questo caso, non ha senso tenere la casella di posta elettronica piena di quelle e-mail di corrispondenza.
La maggior parte delle persone non ha bisogno di conversazioni via e-mail avvenute 5-10 anni fa. Pertanto, occorre eliminare queste e-mail per mantenere la casella di posta leggera e ordinata. Inoltre, se si ricevono numerose e-mail ogni giorno, l’eliminazione di quelle vecchie eviterà di riempire la quota di spazio del proprio account e-mail.
Se vuoi sapere come ripulire le e-mail più vecchie di 5 anni, ecco il trucco. Esegui una ricerca avanzata che ti mostrerà le e-mail precedenti all’anno specificato. In questo modo, è possibile eliminarle tutte e conservare solo le e-mail nuove e rilevanti.
Filtra le e-mail con parole chiave
A volte l’eliminazione delle e-mail più vecchie di un determinato periodo di tempo non è sufficiente per rimuovere tutte le e-mail inutili. È necessario filtrarle utilizzando particolari parole chiave.
Supponiamo che negli anni precedenti abbiate ricevuto centinaia di proposte di lavoro per il web design, ma che ora abbiate intrapreso un’altra professione.
In questo caso, cercate le e-mail che contengono parole chiave come “web designing” e “progetti freelance”. I risultati che contengono queste parole possono finire nel cestino.
Utilizza archivi e cartelle
Oltre ai metodi sopra descritti, è possibile provare ad archiviare le e-mail e a inviarle in cartelle separate. Molti utenti di posta elettronica non conoscono l’utilità della cartella Archivio dei loro account e-mail. È possibile spostare rapidamente le e-mail dalla posta in arrivo alla cartella di archivio.
Se ci sono e-mail che non ti servono in questo momento, ma non sei sicuro che eliminarle sia una buona idea, è meglio spostarle nell’archivio. In questo modo, saranno disponibili in futuro e non ingombreranno la casella di posta.
Un altro modo per mantenere la posta in arrivo leggera è quello di assegnare cartelle separate ai mittenti che non inviano e-mail che richiedono un’attenzione immediata.
Ad esempio, puoi sempre indirizzare le notifiche dei social media o le newsletter bancarie in cartelle dedicate. Puoi sempre controllare queste cartelle nel tempo libero e leggere le e-mail.
Se non si desidera seguire questi approcci manuali o non li si ritiene sufficienti per pulire la casella di posta Gmail, si può scegliere uno di questi strumenti.
SaneBox
A volte, trovare un messaggio urgente tra centinaia di e-mail non lette è sufficiente a farvi impazzire. Sanebox è qui per mantenere la calma. Analizza le intestazioni delle e-mail per stabilire un ordine di priorità dei messaggi in arrivo e per ottenere un riepilogo.
Alcune e-mail possono aspettare: l’applicazione le inserisce in una cartella denominata “SaneLanter” da controllare in seguito. Per fare tutto questo, SaneBox analizza la cronologia delle risposte alle e-mail e altri dettagli vitali per scoprire quali e-mail sono importanti e quali no.
Ha una cartella separata per archiviare tutte le newsletter ricevute, in modo da poterle controllare nel tempo libero. SaneBox consente anche di impostare la modalità Non disturbare quando sposta le nuove e-mail in arrivo in un’altra cartella. Questa app funziona su qualsiasi account, compresi Gmail, Office365 e iCloud.
Se non si desidera annullare l’iscrizione ma non si vogliono vedere le e-mail di una particolare azienda o persona, è possibile spostare tali e-mail nella cartella SaneBlackHole.
Clean Email
Clean Email è uno strumento ideale per chi cerca un metodo efficiente ma semplice. Consente di riordinare la casella di posta elettronica cancellando le e-mail da qualsiasi luogo. Il sofisticato algoritmo di questa applicazione mette insieme in modo intelligente le e-mail simili, rendendo più semplice la cancellazione di e-mail in blocco.
Grazie a questa funzione, gli utenti possono organizzare le loro e-mail senza problemi, senza spuntarle una per una. L’applicazione mostra tutte le iscrizioni alle e-mail in un’unica dashboard e consente di rimuovere quelle che non servono più, spendendo il minimo tempo e sforzo.
Oltre a Gmail, Clean Email offre il suo servizio per Yahoo, Outlook, Office 365 e altri client di posta elettronica basati su IMAP. Questo strumento è dotato di un’interfaccia attraente e facile da usare. Inoltre, è possibile fare affidamento su di esso quando si tratta di privacy dei dati.
Con la sua funzione di pulizia automatica, è possibile applicare automaticamente regole e azioni alle e-mail in arrivo, come l’archiviazione delle vecchie e-mail e il contrassegno delle notifiche dei social media come lette. Inoltre, è possibile utilizzare questo strumento per eliminare le vecchie e-mail e bloccare i mittenti indesiderati.
Unroll.Me
Sei stanco di cancellare singolarmente le e-mail di abbonamento? Lasciate che Unroll.Me ti aiuti. L’applicazione identifica tutte le e-mail di abbonamento e mostra l’elenco all’istante, in modo che possiate facilmente annullare l’iscrizione con un clic. Inoltre, consente di bloccare i contatti fastidiosi e di impedire loro di inviarvi e-mail.
Dopo aver rimosso le e-mail indesiderate dall’elenco degli abbonati, si ha la possibilità di inserire tutti gli abbonamenti preferiti in un’e-mail di aggregazione. Questa funzione è chiamata Rollup, che conserva tutte le e-mail di abbonamento in una cartella separata denominata Unroll.Me.
In questo modo, queste e-mail resteranno fuori dalla vostra casella di posta, ma potrete accedervi in qualsiasi momento dalla nuova cartella designata. Inoltre, Unroll.Me organizza automaticamente gli abbonamenti in base alle categorie per aiutarvi a trovare rapidamente le e-mail.
Essendo compatibile con il protocollo IMAP, questa piattaforma supporta Gmail, Yahoo Mail, Outlook.com, Hotmail, AOL Mail, Windows Live e iCloud.
Mailstrom
Mailstrom offre un approccio continuo per ripulire la casella di posta elettronica e conservare solo le e-mail più importanti. Non utilizza la tecnologia AI e non fa supposizioni sulle tue preferenze in fatto di e-mail. Al contrario, ti mette al comando e segue le tue azioni e scelte.
Questa applicazione raggruppa le e-mail correlate in modo da poter agire in gruppo. Non impone agli utenti alcun metodo particolare di gestione della posta in arrivo e lascia all’utente la possibilità di scegliere lo stile. I suoi solidi strumenti aiutano a raggiungere l’eliminazione della posta in arrivo senza problemi.
È possibile sbarazzarsi rapidamente delle mailing list indesiderate cancellando le iscrizioni. Utilizzando la funzione di blocco con un solo clic, è possibile aggiungere un ulteriore livello di protezione contro lo spam e impedire alle e-mail indesiderate di ingombrare la vostra posta elettronica.
Anche se si cancellano accidentalmente alcune e-mail utilizzando Mailstrom, non c’è da preoccuparsi. Nessun comando eseguito da questa applicazione è definitivo. Gli utenti possono sempre utilizzare il pulsante Annulla per annullare le azioni.
Mailstrom supporta tutti i principali fornitori di servizi di posta elettronica, tra cui Gmail, Outlook, Yahoo, Verizon, AOL e altri client di posta elettronica IMAP. Inoltre, segue tutte le migliori pratiche di sicurezza dei dati, compresa la crittografia leader del settore.
Triage
Triage è un’applicazione che salva la vita a chi fatica a gestire la propria casella di posta elettronica a causa delle e-mail promozionali che traboccano. Il suo scopo non è quello di sostituire il servizio di posta elettronica utilizzato, ma di rimuoverne il disordine per un’esperienza di posta elettronica ordinata.
Le e-mail nuove e non lette appaiono in questa applicazione come una pila di carte. È possibile scorrere una scheda/email verso sinistra per archiviarla per sempre o verso destra per tenerla nella posta in arrivo. È anche possibile leggere l’intera discussione o inviare una risposta rapida direttamente dalle schede.
Poiché tutto avviene sul tuo dispositivo, non devi preoccuparti della sicurezza dei dati. Supporta anche la modalità scura. Questo strumento è disponibile solo per gli utenti di iPhone e richiede l’autorizzazione ad accedere all’account iCloud per memorizzare i metadati, come l’account e le preferenze.
Attualmente supporta Gmail, Fastmail, iCloud Mail e altre e-mail IMAP. Tuttavia, non funziona su più e-mail contemporaneamente.
Cleanfox
Sai che puoi ridurre la tua impronta di carbonio cancellandoti da una newsletter? Proprio così. Cleanfox è un’applicazione che permette di non ricevere le newsletter e altre e-mail che non si desiderano più.
In questo modo, riduce le emissioni di carbonio causate dalle e-mail di marketing che non avresti mai aperto. Non solo pulisce le e-mail vecchie e non importanti dalla vostra casella di posta. Questo strumento fa anche in modo che d’ora in poi si ricevano meno e-mail di categorie simili.
Se sei preoccupato di come Cleanfox elabora i tuoi dati, ecco cosa devi sapere. Il suo algoritmo è in grado di elaborare le e-mail che rientrano nella categoria delle conferme d’ordine, dei resi e delle newsletter.
Oltre a sapere come pulire la tua casella di posta Gmail, dovresti sapere come lo strumento gestisce i tuoi dati. La piattaforma è conforme al GDPR e non vende i dati degli utenti a fini pubblicitari o di profilazione. Tuttavia, vende le informazioni raccolte a fini statistici per mantenere il servizio gratuito per gli utenti.
SubscriptionZero
Gli utenti che desiderano visualizzare tutte le loro newsletter sotto forma di elenco completo dovrebbero utilizzare SubscriptionZero. Questo strumento basato sul web può essere utilizzato per tutti gli account Microsoft e Google, come Gmail (gratuito e Google Workspace), Outlook.com, Office 365, Hotmail e MSN.
Ti evita di cercare in una casella di posta elettronica piena di newsletter e di e-mail fredde da parte di società di marketing. Mentre molti fornitori di servizi di pulizia delle e-mail vogliono accedere alla tua casella di posta elettronica, questo strumento non lo fa.
Funziona come un lettore online, in cui è possibile leggere, archiviare e avviare le newsletter. Inoltre, può essere utilizzato per inoltrare le newsletter esistenti a un particolare indirizzo e-mail.
Con SubscriptionZero è possibile iscriversi a qualsiasi newsletter senza condividere il proprio indirizzo e-mail con altri. In questo modo, è possibile proteggere il proprio indirizzo e-mail dall’essere disponibile a terzi. Inoltre, l’applicazione blocca automaticamente le newsletter che si continuano a ricevere nonostante la disiscrizione.
Leave Me Alone
Se ti stai chiedendo come pulire la tua casella di posta Gmail, prova questa applicazione chiamata Leave Me Alone. Si tratta di una potente applicazione per la cancellazione delle e-mail che offre un servizio di prim’ordine. Dà priorità alla privacy dei dati degli utenti, in modo che si possano lasciare alle spalle le preoccupazioni.
Con questo strumento, gli utenti possono controllare tutte le e-mail di abbonamento nello stesso posto e scegliere quelle che vogliono cancellare. Dopo aver eliminato le e-mail indesiderate, combina le rimanenti e-mail di newsletter in un elenco e le invia all’utente giornalmente o settimanalmente, a scelta.
Inoltre, filtra le e-mail fredde e di spam e consente di ricevere nella casella di posta elettronica solo le e-mail provenienti da mittenti affidabili. È possibile utilizzare questa piattaforma per annullare l’iscrizione alle newsletter su client di posta elettronica come Gmail, Yahoo, Outlook, AOL, iCloud, Fastmail e altre e-mail IMAP.
Questo strumento di facile navigazione non è disponibile solo per i singoli utenti. Anche i grandi team possono utilizzarlo per ottenere una casella di posta elettronica libera. È dotato di una modalità “non disturbare” che consente alle caselle di posta di ricevere le e-mail quando non si è nell’intervallo di tempo in cui ci si concentra.
Contenuto liberamente ispirato a https://geekflare.com/inbox-cleanup-tools/